દુકાનના સ્ટૉકનું રિઑર્ડર લેવલ: સરળ માર્ગદર્શિકા

દુકાનના સ્ટૉકનું રિઑર્ડર લેવલ તમને જણાવે છે કે વધુ માલ ખરીદવાનો સમય થયો છે કે નહીં તે ક્યારે તપાસવું. તેમાં સપ્લાયર માલ પહોંચાડે ત્યાં સુધીનું અપેક્ષિત વેચાણ અને અનિશ્ચિતતા માટેનો બફર સામેલ હોય છે. તમારા પોતાના વેચાણના જથ્થા અને ડિલિવરીના અનુભવથી શરૂઆત કરો. આ માર્ગદર્શિકા ગણતરી, નાની દુકાનનું ઉદાહરણ અને Yojikaમાં સૂચના કેવી રીતે દાખલ કરવી તે સમજાવે છે.

NRSCની સરકારી રજાઓની યાદી મુજબ દશેરા 20/10/2026ના રોજ છે. તમારા વિસ્તારમાં વધારાની ખરીદી થવાની અપેક્ષા હોય તો સપ્લાયરના ડિલિવરી સમયપત્રક હમણાં જ તપાસો. ડિલિવરીમાં વધુ સમય લાગે ત્યારે સામાન્ય રીતે પૂરતું લાગતું સ્ટૉક સ્તર ઓછું પડી શકે છે.

ત્રણ બાબતોથી સ્ટૉકનું રિઑર્ડર લેવલ ગણો

જે વસ્તુનો સ્ટૉક તમે વારંવાર તપાસો છો અને જેનો ઑર્ડર તરત આપી શકો છો, તેના માટે આ શરૂઆતનું સૂત્ર વાપરો:

રિઑર્ડર લેવલ = અપેક્ષિત રોજિંદું વેચાણ × ડિલિવરીનો સમય + સુરક્ષિત સ્ટૉક.

ડિલિવરીનો સમય એટલે ઑર્ડર આપ્યાથી માલ વેચવા માટે તૈયાર થાય ત્યાં સુધીનો સમય. માંગમાં ફેરફાર કે વિલંબને પહોંચી વળવા માટે તમે રાખેલો વધારાનો જથ્થો એટલે સુરક્ષિત સ્ટૉક. આમાંથી કોઈ પણ આંકડો સ્ટૉક ક્યારેય ખૂટશે નહીં તેની ખાતરી આપતો નથી.

આખી ગણતરીમાં એક જ એકમ વાપરો. તમે પૅકેટ વેચતા હો પણ કાર્ટન ખરીદતા હો તો ગણતરી પહેલાં કાર્ટનના જથ્થાને પૅકેટમાં ફેરવો. આખી વસ્તુસૂચિ એકસાથે બદલવાને બદલે ઝડપથી વેચાઈ શકે તેવી વસ્તુઓથી શરૂઆત કરો.

આ સૂત્ર માને છે કે તમે સમયસર પગલું લો છો. જો તમે થોડા દિવસમાં માત્ર એક વાર સ્ટૉક તપાસતા હો તો આગલી તપાસ સુધી થનારા વેચાણનો પણ સમાવેશ કરો. કાં તો આવરી લેવાતા સમયમાં એ ગાળો ઉમેરો અથવા વધુ વખત સમીક્ષા કરો; ઑર્ડર આપવામાં લાંબો ગાળો હોય ત્યારે તેને આવરી લેવા માટે નાના બફર પર આધાર રાખશો નહીં.

ગણતરીનું ઉદાહરણ: મૈસૂરની દુકાનમાં અગરબત્તીનાં પૅકેટ

ધારો કે મૈસૂરની એક દુકાન વ્યસ્ત સપ્તાહ પહેલાં અગરબત્તીની એક વસ્તુની સમીક્ષા કરે છે. આ આંકડા આયોજન માટેની કાલ્પનિક ધારણાઓ છે; ગ્રાહકની વાત કે GST દરનું ઉદાહરણ નથી.

માલિકને રોજ 8 પૅકેટ વેચાવાની અપેક્ષા છે. ઑર્ડર આપ્યાથી વેચી શકાય તેવો માલ પહોંચાડવામાં સપ્લાયર સામાન્ય રીતે 3 દિવસ લે છે. તે બફર તરીકે 16 પૅકેટ રાખે છે અને ઑર્ડર આપતાં પહેલાં દરરોજ સ્ટૉક તપાસે છે.

વાપરી શકાય એવા 38 પૅકેટ બાકી હોય અને કોઈ ડિલિવરી આવવાની બાકી ન હોય ત્યારે તે સપ્લાયર સાથે તપાસ કરીને ઑર્ડર આપે છે. વેચાણ રોજ 8 પૅકેટ રહે તો આગામી 3 દિવસમાં 24 પૅકેટ વપરાશે અને ડિલિવરી આવે તે પહેલાં 38 − 24 = 14 પૅકેટ બચશે.

જો સપ્લાયર હવે 5 દિવસ લે તો એ જ ધારણાઓ મુજબ 8 × 5 + 16 = 56 પૅકેટ થાય છે. રજાના કારણે થનારી અડચણ પહેલાં સૂચનાની સમીક્ષા કરવાનું આ એક કારણ છે. સૂચનાનું સ્તર વધારવાથી સ્ટૉક વધતો નથી. ફક્ત 38 પૅકેટ બાકી હોય તો તેણે વહેલી ડિલિવરી અથવા પુરવઠાના બીજા વિકલ્પ અંગે પણ વાત કરવી પડશે.

સામાન્ય કરપાત્ર વેચાણમાં સપ્લાયરનું સ્થાન અને સપ્લાયનું સ્થળ બંને કર્ણાટકમાં હોય તો CGST અને SGST લાગુ પડે છે, જે CBICના રાજ્યની અંદરના સપ્લાય અંગેના FAQના પ્રશ્ન 85માં સમજાવ્યું છે. બિલ બનાવતા પહેલાં હાલનું ઉત્પાદન વર્ગીકરણ અને દર તમારા CA પાસે નક્કી કરાવો; જથ્થાની આ ગણતરી કોઈ કર દર આપતી નથી.

કેટલું ખરીદવું તે અલગથી નક્કી કરો

40 પૅકેટની સૂચના ક્યારે સમીક્ષા કરવી તેનો જવાબ આપે છે. તેનો અર્થ “40 પૅકેટ ખરીદો” થતો નથી.

ધારો કે આજથી આગલી આયોજિત ભરપાઈ સુધીના અપેક્ષિત વેચાણ અને બફરને આવરી લેવા માલિક 72 પૅકેટનું લક્ષ્ય નક્કી કરે છે. વાપરી શકાય એવા 38 પૅકેટ અને આવવાનો કોઈ સ્ટૉક ન હોય તો તફાવત 72 − 38 = 34 પૅકેટ છે. સપ્લાયર 12ના કાર્ટન વેચતો હોય તો 3 કાર્ટન = 36 પૅકેટ ખરીદવાથી આગળનું વેચાણ થાય તે પહેલાં હાલનો સ્ટૉક અને નવો ઑર્ડર મળીને 74 પૅકેટ થાય છે.

ઉદાહરણ માટે અંતિમ ચૂકવવાની કિંમત પૅકેટદીઠ ₹40 હોય તો ઑર્ડર માટે 36 × ₹40 = ₹1,440 જોઈએ. આખા કાર્ટન સુધી જથ્થો વધારતાં પહેલાં તે પરવડે છે કે નહીં, સમાપ્તિ તારીખ અને સંગ્રહની જગ્યા તપાસો.

હવે એક ધારણા બદલો: 24 પૅકેટ સમયસર આવવાની પહેલેથી ખાતરી છે. બાકી તફાવત 72 − 38 − 24 = 10 પૅકેટ છે; 12નું એક કાર્ટન પૂરતું હોઈ શકે છે. આવનારા માલને ઉપલબ્ધ જથ્થામાં ગણતાં પહેલાં આવવાની તારીખ તપાસો અને બીજા ગ્રાહક માટે પહેલેથી ફાળવેલો માલ ઉપલબ્ધ જથ્થામાંથી બાદ કરો.

ઑર્ડરની આ તપાસને ઓછા સ્ટૉકની યાદી સાથે રાખો જેથી એ જ સૂચનાથી વારંવાર ઑર્ડર ન અપાઈ જાય.

Yojikaમાં સૂચના દાખલ કરો

ડેસ્કટૉપ પર:

1. Items → Products ખોલો અને માલની વસ્તુ શોધો.
2. તેની પંક્તિ પર બે વાર ક્લિક કરો અથવા તેના મેનૂમાંથી Edit પસંદ કરો.
3. પહેલા ઉદાહરણ માટે વસ્તુના સ્ટૉકનું એકમ વાપરી Low-stock alertમાં 40 દાખલ કરો.
4. સાચવો અને પછી ખરીદીની સમીક્ષા કરતી વખતે Products ટૅબની Low stock ચિપ વાપરો.

આ ચિપમાં સકારાત્મક સૂચના જથ્થા જેટલો અથવા તેનાથી ઓછો માલ દેખાય છે. તેથી 38ની જેમ 40 પૅકેટ પણ તેમાં દેખાશે. આ મૂલ્ય તમે નક્કી કરો છો; માંગની ગણતરી, બફરની પસંદગી અને સપ્લાયરના ઑર્ડરની ખાતરી તમારા નિર્ણયો રહે છે.

ઑર્ડર આપતાં પહેલાં નોંધાયેલા જથ્થાની વાપરી શકાય એવા સ્ટૉક સાથે સરખામણી કરો. તફાવત હોય તો વાસ્તવિક સ્ટૉક ગણતરી માર્ગદર્શિકાની મદદથી રહી ગયેલી નોંધ કે નુકસાન તપાસો. સ્ટૉક નોંધવાની વિસ્તૃત રીત માટે નાની દુકાનમાં સ્ટૉકનું સંચાલન જુઓ.

વ્યસ્ત સમય પછી સમીક્ષા કરો

દરેક સૂચના કેમ બદલી તે લખી રાખો: અપેક્ષિત માંગ, ડિલિવરીના દિવસો અને બફર. તહેવાર પછી આ ધારણાઓની ખરેખર જે બન્યું તેની સાથે સરખામણી કરો. માંગ સ્થિર થાય ત્યારે કામચલાઉ સૂચના ઘટાડો અને દરેક બફર વધારતાં પહેલાં વારંવાર થતી અછતનું કારણ તપાસો.

Yojikaની offline-first બિલિંગ પ્રક્રિયામાં દરેક વસ્તુ માટે ઓછા સ્ટૉકની સૂચના મળે છે. સ્ટૉક અને બિલિંગની સુવિધાઓ જુઓ અથવા તમારા પોતાના સ્ટૉક એકમોથી વસ્તુ ગોઠવી જોવા માટે Yojika ડાઉનલોડ કરો.

વારંવાર પૂછાતા પ્રશ્નો

દુકાનના સ્ટૉકનું રિઑર્ડર લેવલ કેવી રીતે ગણવું?

અપેક્ષિત રોજિંદા વેચાણને સપ્લાયરના ડિલિવરી સમય સાથે ગુણો અને પછી પસંદ કરેલું બફર ઉમેરો. આખી ગણતરીમાં એક જ એકમ વાપરો અને સ્ટૉક તપાસવા તથા ઑર્ડર આપવા વચ્ચેનો વિલંબ પણ ગણતરીમાં લો.

શું રિઑર્ડર લેવલ એટલે મારે ખરીદવાનો જથ્થો?

ના. આ એ સ્ટૉક સ્તર છે જ્યાં ખરીદીની જરૂર તપાસવાની હોય છે. વાપરી શકાય એવો સ્ટૉક, નક્કી થયેલી ડિલિવરી, અપેક્ષિત વેચાણ, જગ્યા અને ઉપલબ્ધ નાણાં ધ્યાનમાં રાખીને ઑર્ડરનો જથ્થો અલગથી નક્કી કરો.

તહેવાર પહેલાં દરેક વસ્તુની સૂચનાનું સ્તર વધારવું જોઈએ?

ઝડપથી વેચાઈ શકે તેવી વસ્તુઓ અને જે સપ્લાયરના ડિલિવરી સમયપત્રકમાં ફેરફાર થવાનો હોય તેમની સમીક્ષા કરો. તમારી માંગ અથવા ડિલિવરીની ધારણા યોગ્ય ઠેરવે ત્યારે જ સૂચના વધારો અને વ્યસ્ત સમય પૂરો થયા પછી ફરી તેની સમીક્ષા કરો.

Yojikaમાં ઓછા સ્ટૉકની સૂચના ક્યાં ગોઠવવી?

Items ખોલો, માલની વસ્તુમાં ફેરફાર કરો, તેનો Low-stock alert જથ્થો દાખલ કરીને સાચવો. Products ટૅબમાં Low stock ચિપ સકારાત્મક સૂચના સ્તર જેટલો અથવા તેનાથી ઓછો સ્ટૉક ધરાવતી વસ્તુઓ બતાવે છે.